ASSOCIATION EUROPÉENNE DES CHEMINOTS
REGOLAMENTO INTERNO EUROPEO
ASSOCIATION EUROPÉENNE DES CHEMINOTS
REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
Adopté le 19 septembre 2011 à Sibiu (Romania).
Modifié le 25.09.2017 à Poznan (Pologne)
Article 1 : Ce règlement d’ordre intérieur a pour objet:
· I. de compléter le statut européen approuvé par l’arrêté royal belge du 21 janvier 2010;
II. de collecter les décisions (Annexe 2)
· de déterminer les règles de fonctionnement des différents organes et groupes de l’A.E.C.
Article 2 : Assemblée Générale
L’Assemblée Générale se tient à l'occasion des Journées Européennes (Annexe 1). Tous les participants supportent intégralement leurs frais sauf décision contraire de leur Section Nationale.
Les personnes choisies comme délégués doivent être de préférence des membres du Conseil d’Administration de leur Section Nationale.
Article 3 : Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration se réunit si possible au début des Journées Européennes.
L'ordre du
Jour est préparé par le secrétaire général européen. Il doit inclure toutes les propositions qui sont faites soit par un membre du bureau européen, un Président national ou au moins par 20 membres et doit être envoyé au plus tard quatre mois avant la réunion du conseil d‘Administration. En outre, le Conseil d’Administration européen peut déléguer à l'un ou plusieurs de ses membres une représentation géographique ou institutionnelle (Statuts, Article 21). Les compétences, les objectifs et la durée du mandat sont précisées lors de la désignation. Toutes les questions figurant à l'ordre du jour doivent être traitées
Composition du conseil
Le Conseil d’administration se compose des membres du Bureau Européen et deux représentants de chaque section nationale, ou deux représentants suppléants, (qui ne sont pas membre de l’assemblée générale de l’Association), désignés par l’Assemblée nationale de chaque section et nommés par l’assemblée générale.
Délibérations du Conseil d`administration
Le Conseil d'administration ne pourra délibérer valablement que si l’invitation et l’ordre du jour ont été envoyés deux mois avant la réunion, conformément aux statuts de l’A.E.C. Les requêtes au Conseil d'administration se décident à la majorité simple. Les votes auront lieu à main levée. Toutefois, à la demande d'un membre avec droit de vote, ces derniers seront faits à bulletins secrets.
Article 4 : Préparation de l’élection des membres du Bureau Européen
Tous les trois ans, l’Assemblée Générale élit les membres du Bureau Européen. Cette élection est précédée des délibérations suivantes:
• L’élection d’un président et d’un secrétaire de séance ne sont pas automatique.
• La réélection des membres du bureau est autorisée.
• Trois mois au moins avant la réunion de l’Assemblée Générale, l'avant dernier Conseil d’Administration ordinaire enregistre les candidatures proposées par les Sections Nationales, pour leurs membres seulement, selon les décisions de leurs instances ;
• A noter que les membres du Bureau Européen sortant ne peuvent se représenter qu'avec l'accord de leur Section Nationales d'origine ;
• Le Secrétaire Général Européen publie, dans le procès-verbal de ce Conseil d’Administration, les candidatures des Sections Nationales pour les différents postes ; Les Sections Nationales réunissent leurs instances nationales pour élire leurs délégués à l’Assemblée Générale ;
• Le dernier Conseil d’Administration, réuni moins de trois jours avant la réunion de l’Assemblée Générale, prend les décisions utiles pour un bon déroulement des opérations de vote.
En cas de carence pour un poste, le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale est habilité à proposer des solutions alternatives.
Seuls sont éligibles ceux qui confirment leur candidature avant le vote et qui, une fois élus, confirment oralement leur engagement et leur disponibilité. Si un candidat n'est pas présent, une lettre signée par lui, expliquant sa motivation à poser sa candidature et confirmant son engagement et sa disponibilité, doit être présentée pour valider sa candidature à un poste déterminé selon l’article 23.
A chaque tour de scrutin, des feuilles de couleur différente doivent être utilisées pour les bulletins de vote. Le nom du candidat est inscrit sur ces bulletins. Un membre de la commission électorale recueille ces bulletins de vote. Les vérificateurs aux comptes sont ensuite élus.
Article 5 : Bureau Européen
Les membres du Bureau européen sont élus pour trois ans et trois mois. Ils demeurent en fonction jusqu'aux prochaines élections. Après l'expiration de la durée de leur mandat, la gestion est limitée à la réalisation des engagements de tiers, et la préparation, à l'invitation et à la conduite de réunion du conseil d‘administration.
Le Bureau Européen assure la gestion courante de l'Association selon les directives du Conseil d’Administration et représente l'Association auprès des autorités et des autres Associations.
Le Président Général Européen préside le Bureau Européen, représente l'Association vis-à- vis de l’extérieur et veille à l’application des Statuts. Il surveille et exige un dossier complet de la part du Président et du secrétaire de séance de l’Assemblée Générale concernant le compte rendu de séance sur l’élection qu’il pourra distribuer.
Le Vice-Président Général Européen aide le Président Général Européen et le remplace par délégation aux réunions ou contacts, en cas d’indisponibilité de celui-ci.
Le Secrétaire Général Européen
· est responsable de l’application des décisions du Conseil Européen et du Comité Exécutif, il rédige les procès-verbaux des réunions et les fait parvenir aux membres du Bureau Européen et aux Présidents Nationaux dans le délai de deux mois à compter du jour de la réunion. Il assure les divers travaux du secrétariat général européen.
· doit adresser aux membres du Bureau Européen et aux Présidents Nationaux la convocation et l'ordre du jour au moins 3 mois avant la date de la réunion.
Le Secrétaire Général Européen Adjoint aide le Secrétaire Général Européen et le remplace en cas d’impossibilité de ce dernier.
Le Trésorier Général Européen est responsable des finances européennes de l’Association.
Il veille au paiement des cotisations par les Sections Nationales et paie les dépenses prévues au budget prévisionnel. Il tient la comptabilité au niveau européen.
Le Trésorier Général Européen Adjoint aide le Trésorier Général Européen et le remplace en cas d’impossibilité de ce dernier.
Article 6 : Sections
Les Sections sont constituées par les membres de chaque pays. Elles doivent posséder un Statut conformes d'une part à la législation de leur pays et d'autre part aux Statuts et Règlement d’Ordre Intérieur européens. Le Secrétaire Général Européen peut en tout temps vérifier l’adéquation de ces Statuts Nationaux aux Statuts et Règlement d’Ordre Intérieur européens.
Les Sections doivent appliquer impérativement les décisions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration.
Chaque Section doit communiquer, chaque année avant le 31 mai, le nombre d’adhérents, le contrôle du versement à la Trésorerie européenne et le nombre de délégués supplémentaires à l’Assemblée Générale.
Les Sections doivent adresser au Secrétaire Général Européen:
· La date de leur Assemblée Générale (au moins 3 mois avant ce Congrès)
· la composition du Bureau National;
· les noms des délégués européens et des représentant suppléants élus parmi les membres du bureau national; (au moins 1 mois avant le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale)
· les noms des participants au Commissions.
Article 7 : Les Commissions
Les commissions seront établies à la première réunion statutaire du conseil d'administration. Elles sont chacune établies pour une durée de trois ans ou pour une période déterminée par le Conseil d’Administration. Les présidents de commissions sont nommés par le Conseil d‘Administration
Article 8 : Vérificateurs aux comptes
A la première réunion du Conseil d'Administration, ils doivent vérifier les comptes de l’année précédente du Trésorier Général Européen, et présenter un rapport. Les vérificateurs aux comptes sont élus par l’Assemblée Générale pour une période de trois ans. A chaque Assemblée Générale, ils établissent un rapport global qui inclut toute la période depuis la dernière Assemblée Générale.
Article 9 : Commission d'arbitrage
La Commissions d'arbitrage, sur demande du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale, doit prendre toute mesure nécessitée par les événements en cas de conflit, sous réserve d'appel non suspensif devant l’Assemblée Générale.
Les membres du Bureau Européen ne peuvent pas être membres de cette Commission. Cette commission est composée de trois présidents nationaux. Chaque section désigne (de préférence par courriel) trois présidents nationaux (qui ont leur confiance) et communique ces noms au Secrétaire Général Européen. Ce dernier résume ces propositions dans une liste. Les trois personnes qui reçoivent le plus de votes forment la «Commission».
Dans les quatre mois, ils ont à donner leur décision.
Article 10 : Payement des frais de déplacement
Les membres du Conseil d’Administration ont droit à une compensation de leurs frais de déplacement selon les sommes prévues dans le budget.
· Par le la caisse européenne pour le Président Général, le Secrétaire Général et le Trésorier européen ou de leurs représentants
· Par les Sections européennes pour leurs membres du Conseil d’Administration.
Article 11 : Ressources
La quote-part à verser à la Trésorerie européenne est déterminée par l’Assemblée Générale et exprimée en EURO.
Le Trésorier Général Européen prépare le budget provisionnel en collaboration avec les autres membres du Bureau Européen et le présente au Conseil d’Administration.
Les Sections peuvent accepter des dons et des legs mais ils doivent en reverser 5% au Trésorier Général Européen.
Le nombre d’adhérents d'une année doit être transmis au trésorier général européen au plus tard le 31. mai de l'année suivante et les parts de contribution correspondantes versées à la caisse européenne dans les même délais."
Article 12 : Mesures d’ordre
Toutes modifications ou adjonctions au présent Règlement d’Ordre Intérieur approuvées par le Conseil d’Administration sont immédiatement applicables
Article 13 : Autres membres
Membres extérieurs (non cheminots) :
Pour les personnes qui, sous réserve de l’aval d’un bureau national ou du bureau européen, seraient agrées comme membres extérieurs, un montant forfaitaire de cotisation est appliqué. Ce montant forfaitaire est de 20 €
Annexe 1 aux Règlement d’Ordre Intérieur
Adoptée par l’Assemblée Générale Point 10 à Sibiu le 19/09/2011
CERTIFICATION DES JOURNÉES EUROPÉENNES
FONDEMENT DE LA REQUÊTE : pour ce qui est de l’organisation des Journées Européennes, il est du devoir du CA de se préoccuper de l’intérêt des participants et de protéger leurs droits. Cela implique d’abord des prix, des modes de déplacements et des prestations optimales. Il n’est pas acceptable qu’une section délègue à un intermédiaire ou à une agence la responsabilité d’établir le prix, la qualité et l’organisation matérielle des programmes.
CRITÈRES A PRENDRE EN COMPTE
1. TRADUCTION DE PROGRAMME : le programme, les divers prix et les procédures d'arrivée proposées par les organisateurs seront au moins traduit dans les langues allemande, anglaise, française et italienne. Afin de réduire les coûts cela peut être fait avec l'aide des autres sections.
2. MISE A DISPOSTION D’INTERPRÈTES LORS DES C.A : Une traduction officielle doit être instituée au moins pour les quatre langues importantes que sont l’allemand, l’anglais, le français et l’italien.
3. CONDITIONS DE VOYAGE : compte tenu que l’âge de nos participants est de plus en plus élevé, il s’avère nécessaire de prendre désormais en compte les critères suivants : le lieu de destination doit présenter toutes les facilités d’accès et impliquer un déplacement court, confortable et rapide
4. INFRASTRUCTURE : le lieu de destination doit être accessible par train, autobus, avion et le cas échéant par bateau.
5. TRANSFERT : Les participants et leurs bagages doivent faire l’objet d’un transfert facile depuis la gare jusqu’à l’hôtel. Les trajets vers les aéroports éloignés, dont les coûts restent à la charge des participants intéressés, doivent pouvoir faire l’objet d’une offre attractive.
6. HŌTEL : il est préférable que tous les participants partagent un même hôtel, car déjà, au cours des excursions et dans les autobus, ces participants sont séparés par groupes linguistiques. Si donc l’hébergement constitue, de plus, un autre vecteur de séparation, il n’existe presque plus de possibilités de se retrouver ensemble.
Dans les hôtels il doit être possible de disposer d’une salle pour les réunions du CA, de facilités pour les soirées de gala d'ouverture et de clôture ; cela évitera à nos participants des déplacements inutiles et inconfortables. Le petit déjeuner devra être organisé autour d’un buffet assorti de produits frais en bannissant les produits déjà confectionnés et présentés dans des contenants en plastique tels que la confiture, le miel , les saucisses et le lait industriel.
7. RECEPTION EN MAIRIE ET PAR LES RESPONSABLES POLITIQUES LOCAUX : elle doit être une occasion de présentation de la région d’accueil et donner lieu aussi à des questions et à des discussions appropriées, afin que les participants puissent avoir une idée des modes de vie régionaux, le cas échéant, grâce à un buffet ou à des boissons appropriés.
8. NOMBRE OPTIMAL D’EXCURSIONS : a mon avis, la semaine devrait comporter au moins trois journées complètes d’excursion.
9. LANGUES ETRANGÈRES A PRIVILÉGIER LORS DES DIVERSES MANIFESTATIONS : à l’hôtel, dans les autobus, et lors des excursions, ainsi que dans les cas de nécessité, les responsables et accompagnateurs devront pouvoir s’exprimer dans les quatre langues citées ci-dessus.
10. AUTOBUS : des autobus modernes sont à privilégier, à savoir des autobus des véhicules propres, sûrs, et confortables présentant un confort en position assise pour étendre les jambes et des facilités pour placer les vêtements.
11. DISTANCES A PARCOURIR POUR LES EXCURSIONS : on veillera à ce que les excursions d’une journée n’excèdent pas une distance supérieure à 100 km afin que nos participants âgés puissent se lever à une heure convenable et se coucher à l’hôtel pas trop tard.
12. EN CONSÉQUENCE, EN TANT QUE MEMBRE DU BUREAU EUROPEEN, JE DEMANDE QUE CES PROPOSITIONS FASSENT L’OBJET D’UN VOTE ET QUE LA PRISE EN COMPTE DE CES DONNÉES ABOUTISSE A UN COÛT N’EXCÉDANT PAS 500€ POUR L’ENSEMBLE DES PRESTATIONS DES JOURNÉES EUROPÉENNES. UNE FOIS VOTÉE, CETTE RESOLUTION DEVRA AVOIR UN CARACTÈRE REGLEMENTAIRE POUR TOUTES LES MANIFESTATIONS POSTÉRIEURES A 2010 ET ELLE DEVRA DE CE FAIT FIGURER DANS LE REGLEMENT INTERIEUR.